Lưu trữ tài liệu quan trọng, bảng kê số liệu các quý… là một điều không còn xa lạ với dân văn phòng, nhất là các nhân viên kế toán, quản lý kho.
Để sắp xếp và lưu trữ các tập tài liệu ra riêng từng loại một cách đơn giản và tiện dụng nhất, các bạn hãy sử dụng các bìa file nhựa nhiều màu để có thể dễ dàng phân biệt các loại giấy tờ với nhau. Để từng loại tài liệu riêng biệt trong từng tập nhỏ, sau đó sắp xếp chúng thật gọn gàng trên một kệ tủ hay ngăn kéo.
Thay vì nhồi nhét hết tất cả giấy tờ một cách bừa bãi, nay chỉ với những bìa hồ sơ và kẹp tài liệu thì bạn đã có thể tìm thấy ngay một hợp đồng, một tài liệu nào đó ngay lập tức. Bìa hồ sơ được chia làm 3 loại dựa trên số lượng giấy hồ sơ mà nó có thể chứa được, có nhiều hãng khác nhau sản xuất cho nên suy ra kiểu dáng, chất liệu có loại khác nhau.
Đa số các loại file hồ sơ đều được sử dụng trong văn phòng làm việc. Dù là loại file hồ sơ nào thì đều là văn phòng phẩm – loại vật dụng sử dụng trong văn phòng. Họ thường xuyên sử dụng các loại file hồ sơ như bìa còng, bìa hộp, bìa lá.
Ưu điểm của các loại file hồ sơ này là lưu trữ được 1 lượng lớn tài liệu, giấy tờ trong thời gian dài và không cần phải lấy giấy tờ ra thường xuyên. Lưu trữ trên máy tính là một cách làm khoa học, tiết kiệm được nhiều thời gian, tuy nhiên dễ bị mất đi đột ngột khi có sự cố hư hỏng trên máy tính. Cho nên lưu trữ bằng giấy tờ, hồ sơ bằng các bìa hồ sơ là một cách làm an toàn trong thời gian dài.
Kệ hồ sơ để bàn là vật dụng thiết yếu và quan trọng, đáp ứng được nhu cầu để lưu trữ, sắp xếp và bảo quản các file hồ sơ, các tài liệu cần xử lý trong công viêc của bạn. Kệ đựng này được đặt ngay trên bàn làm việc tạo sự chuyên nghiệp và dễ dàng tìm kiếm giấy tờ khi cần thiết.
Kệ đựng được làm từ rất nhiều chất liệu khác nhau như nhựa, mica,... nhưng phổ biến nhất hiện nay là kệ rỗ vì được thiết kế rất gọn nhẹ và màu sắc bắt mắt. Kệ đựng hồ sơ hiện nay có rất nhiều mẫu mã như kệ rổ, kệ tầng, kệ mica, kệ ngăn,... mỗi mẫu có nhiều kích thước khác nhau có thể dễ dàng chọn mẫu phù hợp cho văn phòng của mình.
Các loại giấy tờ hồ sơ trong doanh nghiệp không phải loại nào cũng lưu trữ lại hết. Có những loại bạn có thể vứt ngay, hay chỉ để đó nhắc nhở một thời gian ngắn, do đó ngoài tạo những tập hồ sơ lưu trữ các giấy tờ quan trọng, bạn cũng hãy tạo một không gian riêng cho các loại giấy tờ tạm thời, tránh để mọi thứ trở nên quá tải. Và cứ khoảng 1 năm là bạn có thể lọc bỏ những tài liệu không sử dụng nữa.
Trong các văn phòng, doanh nghiệp đều, tại bàn làm việc của mỗi nhân viên đều có sự hiện diện của kệ để hồ sơ trên bàn, các khay đựng tài liệu A4, khay để tài liệu,... Kệ đựng hồ sơ văn phòng sử dụng rộng rãi, đóng một vai trò quan trọng, đó là:
Giới văn phòng luôn hiểu rằng chức vụ càng cao thì trách nhiệm càng nhiều. Thế nên làm việc với khối lượng giấy tờ khổng lồ là điều không thể tránh khỏi! Ik Plus đang nhìn thấy một bàn làm việc với giấy tờ ngổn ngang, cong góc hết rồi. Thật là xu cà na thì phải trình sếp hay đối tác những tài liệu “không đẹp mắt” thế này.
Việc bỏ ra một ít thời gian để sắp xếp mọi tài liệu thật ngăn nắp và gọn gàng theo đúng phân loại và chức năng là điều bắt buộc. Giấy tờ quan trọng hay bất kì ghi chú, tờ nháp cũng đều có thể dễ dàng được tìm thấy khi bạn cần! Do giấy tờ quá nhiều khi sắp xếp dễ bị cong và ngả màu nhanh chóng. Vậy phải làm sao?
Đó là sử dụng giấy Ik Plus dày dặn để dễ dàng sắp xếp tài liệu. Đồng hành cùng giấy văn phòng Ik Plus với độ cải tiến vượt trội về độ trắng, độ mịn và cả độ dày, ắt hẳn đây chính là trợ thủ đắc lực dành cho bạn!
Tạm biệt những góc cong như lò xo và nếp nhăn trên giấy thôi. Bí quyết hay cho các tổng tài phụ trách kho văn phòng phẩm của công ty là đây. Đó là lựa chọn giấy dày và sắc nét để công việc của các đồng nghiệp trở nên dễ dàng hơn:
Cách tốt nhất để bắt đầu là đồng hành cùng giấy văn phòng chất lượng để mọi trải nghiệm sáng tạo, in ấn trở nên suôn sẻ và mượt mà hơn trông thấy. Với chất giấy dày cùng tính vận hành cao giúp giấy in trơn mượt, hiếm khi kẹt giấy lại còn đảm bảo mực in thì Ik Plus lúc nào cũng được ưu ái sử dụng tại mỗi phòng ban.
Những tín hiệu màu sắc cũng không giải quyết hết mức độ phức tạp và sự rối rắm trong không gian làm việc nhà bạn? Hãy phân chia chúng thành các khu vực có liên quan đến nhau. Phương pháp hoạt động có định hướng này sẽ tối đa hóa không gian và làm cho các hoạt động công việc của bạn được dễ dàng hơn. Như bạn biết trong thực tế, các khu vực chính được chúng ta phân chia là khu vực làm việc với các thiết bị (máy tính, ipad…).
Khu vực làm việc giấy tờ (đi kèm tủ hồ sơ, kệ tủ sách…) và khu vực lưu trữ kho các hồ sơ công việc lâu năm…. Trong những khu vực lớn đó, bạn hoàn toàn có thể phân chia thành các khu vực nhỏ nữa để quản lý được bao quát hơn.
Một hệ thống các văn bản tài liệu được phân loại bằng các mã màu thông minh để mang lại cảm giác khối lượng giấy tờ công việc luôn được cập nhật quản lý khoa học.
Những tín hiệu thị giác đó sẽ giúp bạn dễ dàng đọc, kiểm soát định vị một cách nhanh chóng mà không mất thời gian quá lâu để tìm kiếm. Ví dụ chẳng hạn như tài liệu bạn đã xử lý màu xanh, đang chờ xử lý màu vàng, và chưa xử lý màu đỏ… hoặc các văn bản hành chính màu xanh, tài liệu màu đỏ, hợp đồng màu vàng…
Dù có gọn gàng đến đâu nhưng cái gì cũng giữ sẽ khiến công ty trở thành kho chứa chỉ trong 2 đến 3 năm. Giải pháp cho bạn là hãy kiểm tra định kỳ giấy tờ cần bảo quản và loại bỏ những giấy tờ không cần sử dụng đến nữa để có thêm diện tích cho những giấy tờ mới nhé.
Hy vọng bài viết này giúp ích cho bạn trong việc quản lý giấy tờ văn phòng và giải phóng bàn làm việc của mình khỏi đống giấy lộn nhé. Để mua các sản phẩm trên quý khách vui lòng tham khảo các sản phẩm văn phòng tại Batos.vn để được ưu đãi mau hàng với giá rẻ nhé!!
—-------------------------------------
CÔNG TY CỔ PHẦN CHUYÊN BÁN BUÔN BATOS
+84839238181
