FEFO là viết tắt của cụm từ First Expired, First Out, có nghĩa là hàng có hạn sử dụng sớm nhất sẽ được ưu tiên xuất kho hoặc bán trước. Đây là phương pháp quản lý hàng tồn kho thường được áp dụng đối với các mặt hàng có thời hạn sử dụng như thực phẩm, đồ uống, sữa và hàng tiêu dùng.
Theo nguyên tắc này, cửa hàng không chỉ quan tâm đến thời điểm nhập hàng mà còn phải kiểm tra hạn sử dụng thực tế của từng lô sản phẩm để xác định thứ tự đưa hàng ra bán. Những sản phẩm có hạn sử dụng gần hơn sẽ được ưu tiên tiêu thụ, trong khi hàng có hạn sử dụng xa hơn được tiếp tục lưu kho hoặc sắp xếp phía sau kệ.
Ví dụ, một cửa hàng tạp hóa đang có hai lô nước trái cây cùng loại:
Lô A: Nhập ngày 05/11/2026, hạn sử dụng đến 30/06/2027.
Lô B: Nhập ngày 10/11/2026, hạn sử dụng đến 31/03/2027.
Mặc dù lô A được nhập trước, nhưng lô B lại có hạn sử dụng gần hơn. Do đó, theo nguyên tắc FEFO, cửa hàng cần ưu tiên bán lô B trước để hạn chế tình trạng sản phẩm bị tồn kho quá hạn.
Phương pháp này đặc biệt phù hợp với những mặt hàng như nước ngọt, sữa đóng hộp, nước trái cây, trà đóng chai và nước tăng lực. Việc áp dụng FEFO thường xuyên giúp cửa hàng kiểm soát thời gian lưu kho, sắp xếp hàng hóa hợp lý và giảm nguy cơ thất thoát do sản phẩm hết hạn sử dụng.
Đồ uống thường được nhập theo thùng, lốc hoặc số lượng lớn để đáp ứng nhu cầu bán hàng. Nếu nhân viên liên tục đưa sản phẩm mới nhập ra bán mà không kiểm tra hàng tồn trước đó, những mặt hàng có hạn sử dụng gần hơn có thể bị bỏ lại trong kho hoặc phía sau kệ trưng bày.
Áp dụng FEFO giúp cửa hàng xác định rõ lô hàng cần ưu tiên bán, đảm bảo sản phẩm được luân chuyển theo hạn sử dụng và giảm nguy cơ hàng hóa hết hạn khi chưa được tiêu thụ.
Hàng hóa hết hạn sử dụng không thể tiếp tục bán cho khách hàng. Tùy theo chính sách của nhà cung cấp, cửa hàng có thể phải tự chịu chi phí đối với những sản phẩm không đủ điều kiện đổi trả.
Việc kiểm soát hạn sử dụng theo FEFO giúp cửa hàng phát hiện sớm những lô hàng cận hạn để chủ động điều chỉnh kế hoạch bán hàng, triển khai chương trình ưu đãi phù hợp hoặc hạn chế nhập thêm sản phẩm cùng loại khi lượng tồn còn lớn.
Nhờ đó, cửa hàng có thể giảm thiểu thất thoát, kiểm soát chi phí tồn kho và sử dụng nguồn vốn nhập hàng hiệu quả hơn.
Khách hàng ngày càng quan tâm đến nguồn gốc, chất lượng và hạn sử dụng của thực phẩm, đồ uống. Vì vậy, việc kiểm soát những sản phẩm đang được trưng bày và bán tại cửa hàng là điều cần thiết.
Áp dụng FEFO kết hợp với kiểm tra hàng hóa định kỳ giúp nhân viên kịp thời phát hiện sản phẩm cận hạn, hết hạn hoặc có dấu hiệu không đảm bảo chất lượng. Điều này góp phần hạn chế nguy cơ bán nhầm hàng quá hạn, tạo sự yên tâm cho khách hàng và duy trì uy tín của cửa hàng.
Khi hàng hóa được phân loại theo hạn sử dụng, chủ cửa hàng có thể dễ dàng nhận biết những sản phẩm cần ưu tiên bán, những lô hàng sắp đến hạn và các mặt hàng cần bổ sung.
Đặc biệt, với những cửa hàng kinh doanh nhiều loại đồ uống, FEFO giúp việc kiểm kê và sắp xếp hàng hóa trở nên thuận tiện hơn, hạn chế nhầm lẫn giữa các lô nhập hàng.
Từ thông tin tồn kho thực tế, cửa hàng có thể điều chỉnh số lượng nhập phù hợp với tốc độ tiêu thụ, tránh nhập quá nhiều khi hàng cũ chưa bán hết và chủ động duy trì nguồn hàng phục vụ khách mua.
Để triển khai FEFO hiệu quả, cửa hàng cần thực hiện đồng bộ từ khâu tiếp nhận hàng hóa, lưu kho, trưng bày đến kiểm tra và bán hàng.
Ngay khi nhận đồ uống từ đơn vị cung cấp, cửa hàng cần kiểm tra thông tin trên bao bì, đặc biệt là ngày sản xuất và hạn sử dụng.
Những nội dung cần chú ý bao gồm:
Đối với những sản phẩm cùng loại nhưng có hạn sử dụng khác nhau, cửa hàng nên ghi nhận riêng từng lô để thuận tiện trong quá trình quản lý.
Lưu ý: Không nên mặc định hàng mới nhập luôn có hạn sử dụng xa hơn hàng đang tồn kho. Trên thực tế, sản phẩm được giao ở các đợt khác nhau có thể thuộc những lô sản xuất khác nhau.
Sau khi kiểm tra, cửa hàng cần sắp xếp hàng hóa sao cho những sản phẩm có hạn sử dụng gần nhất được ưu tiên lấy ra bán.
Đối với khu vực trưng bày, có thể áp dụng cách bố trí:
Ví dụ, với cùng một loại nước ngọt đóng lon, những lon có hạn sử dụng tháng 02/2027 nên được ưu tiên trưng bày phía trước so với những lon có hạn sử dụng tháng 06/2027.
Khi bổ sung sản phẩm mới lên kệ, nhân viên cần kiểm tra hạn sử dụng và sắp xếp lại hàng hóa thay vì chỉ đặt hàng mới vào vị trí thuận tiện. Ngoài ra, những loại đồ uống có yêu cầu bảo quản riêng cần được lưu trữ đúng theo hướng dẫn của nhà sản xuất.
Với cửa hàng có ít sản phẩm, việc theo dõi hạn sử dụng có thể thực hiện bằng sổ ghi chép hoặc bảng Excel. Tuy nhiên, khi số lượng mặt hàng và lô hàng tăng lên, việc quản lý thủ công dễ xảy ra nhầm lẫn hoặc bỏ sót.
Cửa hàng nên xây dựng bảng theo dõi bao gồm:
| THÔNG TIN | NỘI DUNG CẦN GHI NHẬN |
|---|---|
| Tên sản phẩm | Nước ngọt, nước trái cây, sữa hộp... |
| Ngày nhập hàng | Ngày tiếp nhận sản phẩm |
| Hạn sử dụng | Hạn sử dụng của từng lô |
| Số lượng tồn | Số lượng còn lại trong kho và trên kệ |
| Tình trạng | Còn hạn dài, cận hạn, hết hạn |
| Hướng xử lý | Ưu tiên bán, kiểm tra, ngừng bán |
Nếu sử dụng phần mềm quản lý bán hàng có chức năng quản lý theo lô và hạn sử dụng, cửa hàng có thể thiết lập cảnh báo để chủ động kiểm tra những sản phẩm sắp hết hạn.
Việc sắp xếp hàng hóa theo FEFO chỉ thực sự hiệu quả khi được duy trì thường xuyên. Cửa hàng nên phân công nhân viên kiểm tra hạn sử dụng theo lịch cụ thể, nhất là đối với những sản phẩm có tốc độ tiêu thụ chậm hoặc tồn kho số lượng lớn.
Trong mỗi lần kiểm tra, cần chú ý:
Đối với các mặt hàng bán chạy, nhân viên nên kiểm tra khi bổ sung hàng lên kệ. Với những sản phẩm bán chậm, cửa hàng cần tăng cường theo dõi để tránh tồn kho kéo dài.
Khi phát hiện những sản phẩm có hạn sử dụng sắp đến, cửa hàng cần đánh giá số lượng tồn, tốc độ tiêu thụ và thời gian sử dụng còn lại để lựa chọn cách xử lý phù hợp.
Một số phương án có thể áp dụng gồm:
Đối với sản phẩm cận hạn, cửa hàng cần đảm bảo thông tin hạn sử dụng được thể hiện rõ ràng, không gây hiểu nhầm cho khách hàng và chỉ bán khi sản phẩm vẫn đáp ứng các yêu cầu về chất lượng, an toàn.
Tuyệt đối không tiếp tục bán đồ uống đã hết hạn sử dụng, kể cả khi bao bì vẫn còn nguyên vẹn.
Bên cạnh FEFO, FIFO cũng là nguyên tắc thường được sử dụng trong quản lý hàng tồn kho. FIFO là viết tắt của First In, First Out, nghĩa là hàng nhập trước sẽ được ưu tiên xuất trước.
Mặc dù đều hướng đến việc quản lý thứ tự xuất hàng, hai phương pháp có sự khác biệt:
| TIÊU CHÍ | FEFO | FIFO |
|---|---|---|
| Nguyên tắc | Hết hạn trước, xuất trước | Nhập trước, xuất trước |
| Căn cứ ưu tiên | Hạn sử dụng | Thời điểm nhập kho |
| Phù hợp | Hàng có hạn sử dụng | Hàng có thể quản lý theo thứ tự nhập |
| Mục tiêu chính | Hạn chế hàng hết hạn | Hạn chế hàng tồn kho lâu |
Với các mặt hàng đồ uống, FEFO thường phù hợp hơn vì hạn sử dụng của sản phẩm không phải lúc nào cũng tương ứng với thời điểm nhập kho.
Tuy nhiên, cửa hàng vẫn có thể kết hợp cả hai phương pháp. Chẳng hạn, khi các lô đồ uống có cùng hạn sử dụng, cửa hàng có thể ưu tiên xuất lô nhập trước để duy trì thứ tự luân chuyển hàng hóa hợp lý.
Để nguyên tắc FEFO phát huy hiệu quả trong quá trình kinh doanh đồ uống, cửa hàng cần chú ý một số vấn đề sau:
Không nhập hàng chỉ dựa trên giá ưu đãi: Những chương trình nhập hàng số lượng lớn thường có mức giá hấp dẫn. Tuy nhiên, nếu không tính toán khả năng tiêu thụ, cửa hàng có thể phải đối mặt với lượng hàng tồn quá nhiều và nguy cơ sản phẩm cận hạn.
Xác định lượng hàng nhập phù hợp với tốc độ bán: Chủ cửa hàng nên theo dõi doanh số từng loại đồ uống để ước tính lượng hàng cần bổ sung, đặc biệt trong những thời điểm nhu cầu thay đổi như mùa hè, dịp lễ hoặc cuối năm.
Phân công nhân viên phụ trách kiểm tra hạn sử dụng: Việc quy định rõ trách nhiệm giúp hạn chế tình trạng bỏ sót hàng hóa. Nhân viên phụ trách cần nắm được cách đọc hạn sử dụng, nhận diện các lô hàng và sắp xếp sản phẩm theo đúng nguyên tắc.
Không chỉ kiểm tra hàng trong kho mà bỏ qua hàng trưng bày: Đồ uống trên kệ có thể bị khách hàng di chuyển hoặc nhân viên bổ sung sai vị trí. Vì vậy, việc kiểm tra cần được thực hiện đồng thời tại cả khu vực lưu kho và khu vực bán hàng.
Lựa chọn nguồn cung hàng hóa ổn định: Một đơn vị phân phối có danh mục sản phẩm phù hợp, thông tin hàng hóa rõ ràng và chính sách cung ứng minh bạch sẽ giúp cửa hàng chủ động hơn trong việc nhập hàng, bổ sung và kiểm soát số lượng tồn.
Batos Việt Nam là đơn vị phân phối đồ uống và hàng tiêu dùng, cung cấp đa dạng sản phẩm phục vụ nhu cầu nhập hàng của các cửa hàng tạp hóa, siêu thị mini và điểm bán lẻ trên toàn quốc.
Khi lựa chọn nhập hàng tại Batos Việt Nam, các cửa hàng có thể tham khảo:
Đa dạng các mặt hàng đồ uống và hàng tiêu dùng thiết yếu.
Sản phẩm chính hãng, thông tin nguồn gốc rõ ràng.
Hỗ trợ cung cấp hàng hóa cho cửa hàng và đại lý trên toàn quốc.
Chính sách nhập hàng và đổi trả theo điều kiện áp dụng.
Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp các cửa hàng hiểu rõ hơn về nguyên tắc FEFO và biết cách áp dụng vào việc quản lý hạn sử dụng đồ uống, từ đó hạn chế thất thoát, kiểm soát hàng tồn kho và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Nếu đang tìm kiếm nguồn đồ uống và hàng tiêu dùng để nhập sỉ, các cửa hàng có thể tham khảo danh mục sản phẩm do Batos Việt Nam phân phối. Liên hệ Batos Việt Nam để nhận tư vấn về sản phẩm, chính sách nhập hàng và lựa chọn nguồn hàng phù hợp với nhu cầu kinh doanh của cửa hàng.
----------------------------------------
CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU VÀ PHÂN PHỐI BATOS VIỆT NAM
+84839238181
