Mẹo hay cho cách sắp xếp văn phòng gọn gàng

07/12/2021 | 126
Công việc văn phòng với nhiều tài liệu giấy tờ khác nhau dễ khiến bàn làm việc của bạn trở nên lộn xộn, bừa bãi, làm giảm năng suất công việc. Vậy làm thế nào để có được cách sắp xếp giấy tờ văn phòng gọn gành nhất? Hãy cùng Văn phòng phẩm Batos tìm hiểu nhé!

Tạo thói quen sắp xếp mỗi ngày

Công việc sắp xếp giấy tờ cần được bạn duy trì hàng ngày, đảm bảo tài liệu được phân chia thích hợp theo ngày, và sau mỗi tháng, mỗi năm. Điều nay giảm bừa bộn, tránh thất thoát tài liệu quan trọng và giúp bàn làm việc luôn gọn gàng, ngăn nắp

Cùng với đó là sắp xếp và cất gọn giấy tờ sau mỗi tháng, mỗi năm làm việc để tạo không gian chỗ ngồi thoải mái. Các tập tài liệu đã được sắp xếp còn giúp dân văn phòng dễ dàng tra cứu lại tài liệu theo tháng, năm đã sắp xếp. Đặc biệt, theo một chia sẻ của dân văn thư, việc sắp xếp theo tháng, năm còn giúp bảo quản tốt hơn, tránh làm mất, hỏng giấy tờ. Người dùng còn cần chú ý sử dụng thêm các loại thùng carton để bảo quản tốt hơn cho khối tài liệu khổng lồ của mình. Sử dụng thùng carton còn hỗ trợ di chuyển thuận tiện, gọn gàng hơn.

Sắp xếp giấy tờ theo nội dung liên quan

Đây là một trong những mẹo nhỏ hữu ích trong cách sắp xếp giấy tờ văn phòng được nhiều dân công sở hay giáo viên ưa thích. Việc sắp xếp này giúp chúng ta dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm lại thông tin sau này. Tùy thuộc vào công việc cụ thể của bản thân mà bạn sẽ tìm ra được quy luật riêng cho chính mình. Dưới đây là một vài gợi ý cụ thể:

Giáo viên các cấp sắp xếp hồ sơ, sổ điểm cá nhân theo danh sách lớp được phân công, lần lượt theo vần alpha. Sau mỗi năm học, số tài liệu về học sinh đều được phân chia theo danh sách lớp, sắp xếp tên theo bảng chữ cái. Nhiều nhân viên văn thư lựa chọn sắp xếp giấy tờ theo từ khóa chính của tập tài liệu như: hóa đơn, sổ bảo hiểm, hồ sơ nhân sự,… Và ở mỗi mục tài liệu, các giấy tờ con bên trong được sắp xếp theo ngày tháng để tiện cho công tác tra cứu.

Sử dụng các dụng cụ văn phòng phù hợp

Các dụng cụ văn phòng giống như cánh tay trái hỗ trợ một cách khoa học, thuận tiện hơn cho các cách sắp xếp giấy tờ văn phòng đã nêu. Dụng cụ văn phòng khá đa dạng, mang đến nhiều lựa chọn phù hợp theo công năng sử dụng. Gợi ý dưới đây gồm những dụng cụ phổ biến, dễ dùng và dễ tìm mua nhất hiện nay:

Kẹp sắt, dập ghim giầy tờ

Công việc bàn giấy khiến chúng ta thường xuyên phải sắp xếp, chỉnh lý giấy tờ khác nhau, do đó, sử dụng kẹp sắt, dập ghim giúp hỗ trợ phân nhóm tài liệu. Với dập ghim sắt, sản phẩm giúp người dùng phân loại giấy tờ với các tập tài liệu tương đối mỏng hoặc các thông báo dùng trong văn phòng, công ty. Sử dụng dập ghim tương đối phổ biến với dân văn phòng và được coi là vật bất ly thân của nhiều thủ tư, kế toán.

Riêng với sản phẩm kẹp sắt, đây là món đồ được thiết kế với nhiều kích thước khác nhau, phục vụ dùng với từng loại tài liệu. Sử dụng kẹp sắt có tính năng làm gọn, chia nhỏ giấy tờ tương đương như khi dùng dập ghim. Tuy nhiên, khi sử dụng kẹp sắt, người dùng dễ dàng có thể thêm/ bớt tài liệu cần thiết mà không làm rách, hỏng giấy như khi sử dụng ghim dập. Kẹp sắt được sử dụng nhiều trong quá trình sắp xếp hoặc chỉnh lý thứ tự giấy tờ cần thiết. Tuổi thọ sử dụng lâu dài và khả năng kẹp giữ tốt cũng là điểm cộng lớn dành cho sản phẩm.

File càng cua

Đây là dụng cụ quá quen thuộc với nhiều người, không chỉ dành cho dân công sở mà còn được nhiều học sinh, sinh viên sử dụng. Sản phẩm là một trong nhiều cách sắp xếp giấy tờ văn phòng đơn giản và dễ dùng nhất, Thiết kế bìa cứng ở ngoài có tác dụng bảo vệ, chống thấm nước vào tài liệu bên trong. Đồng thời, phần sống lưng của file tài liệu còn cho phép người dùng ghi chú thông tin quan trọng.

Bên trong file càng cua được đặt các trang bọc nilon trong suốt cao cấp, có tác dụng bảo quản tốt và hỗ trợ người dùng tra cứu dễ dàng. Sử dụng file càng cua thích hợp khi khối lượng giấy tờ tương đối nhiều, cần không gian lưu trữ an toàn mà vẫn đảm bảo thuận tiện khi sử dụng, tìm kiếm thông tin.

Giấy note, giấy nhớ

Giấy nhớ là một trong những sản phẩm đặc biệt nhỏ gọn, được nhiều người thường xuyên mang theo sử dụng nhờ công năng độc đáo của nó. Giấy nhớ được thiết kế nhỏ gọn, nhiều hình thù, kích thước và màu sắc khác nhau, mang đến sự nổi bật, bắt mắt. Đúng theo tên gọi, sản phẩm giúp người dùng ghi chú lại những thông tin quan trọng, cần ghi nhớ, chú ý trong quá trình làm việc

Trong các cách sắp xếp giấy tờ văn phòng, giấy nhớ còn có tác dụng đánh dấu, ghi chú mục thông tin. Điều này có tác dụng rất lớn trong quá trình kiểm kê, tra cứu thông tin cần thiết, đặc biệt khi lượng giấy tờ văn phòng nhiều hay trải dài theo từng năm. Bên cạnh đó, giấy nhớ cũng được nhiều học sinh, sinh viên lựa chọn sử dụng, phục vụ công việc học tập. giấy nhớ giúp học sinh ghi chú lại mục lục bài viết, hay ghi chú từ mới, thông tin cần chú ý trong quá trình học tập.

Khay nhựa

Sản phẩm được sử dụng khá phổ biến ở nhiều bàn làm việc văn phòng, mang đến không gian chứa tài liệu, phục vụ cho công việc hàng ngày. Khay nhựa được ưa thích sử dụng nhờ tuổi thọ dùng lâu dài, độ bền tốt khi sử dụng chất liệu nhựa PP cao cấp. Sản phẩm cũng có trọng lượng nhẹ, dễ di chuyển và mang theo khi cần thiết.



Bài viết liên quan
Batos nhà phân phối văn phòng phẩm uy tín tại Việt Nam
Tin tức
Công ty CP Chuyên Bán Buôn Batos không chỉ tập trung ở phạm vi bán lẻ mà còn là một trong những nhà phân phối VPP và thiết bị văn phòng giá sỉ uy tín hàng đầu tại Việt Nam
Bạn cần tìm nhà phân phối nước tăng lực Thái Lan chính hãng, chiết khấu hấp dẫn
Tin tức
Batos là nhà phân phối nước tăng lực uy tín, rất được lòng các đại lý, cửa hàng trên toàn quốc tin dùng bởi chất lượng và chính sách bán hàng!!
Khái niệm và công dụng của nước tăng lực: Uống như nào để không có hại?
Tin tức
Nước tăng lực giúp bạn bổ sung năng lượng tức thì và cần giữ tỉnh táo, tập trung, luôn sẵn sàng cho công việc. Vậy có nên uống nước tăng lực không? Tác dụng của nước tăng lực như thế nào? Uống ra sao để không gặp hại?
Bí kíp mua VPP siêu tiết kiệm thời gian và chi phí cho dân công sở
Tin tức
Tạo thói quen tái sd từng tờ giấy in còn 1 mặt, thay ruột mới,... là vài cách đơn giản giúp công ty tiết kiệm tới 1/3 chi phí dùng văn phòng phẩm hàng năm.
Mua văn phòng phẩm Online liệu có đáng tin cậy
Tin tức
Khi có nhu cầu mua văn phòng phẩm, người ta hay chọn cách đến trực tiếp cửa hàng. Vậy có nên mua văn phòng phẩm online hay không?
Trà xanh C2 ra mắt 2 hương vị mới đập tan cơn khát mùa hè
Tin tức
C2 là thương hiệu trà đóng chai rất quen thuộc với người tiêu dùng Việt Nam, Trà C2 được chắt lọc từ 100% trà xanh tự nhiên cao nguyên Việt Nam.
ĐĂNG KÝ NHẬN BẢN TIN

+84839238181