Làm sao để mua văn phòng phẩm đúng nhu cầu nhưng không gây lãng phí

08/10/2022 | 44
Văn phòng phẩm là thứ thường xuyên bị lãng phí nhất. Cho nên cần có một vị quản lý vật tư văn phòng và văn phòng phẩm đảm bảo rằng chúng không bị lạm dụng.

Chúng ta có thể tham khảo một vài mẹo nhỏ dưới đây cùng Văn phòng phẩm Batos để phần nào tiết kiệm được chi phí sử dụng hợp lý nhất.

1. Sử dụng những sản phẩm phổ thông

Thay vì lựa chọn những sản phẩm tên tuổi, có thương hiệu nổi tiếng, bạn có thể cân nhắc sử dụng những mặt hàng phổ thông, đặc biệt đối với những mặt hàng văn phòng mà sự khác biệt về chất lượng dựa trên mức giá sẽ không làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu quả sử dụng như giấy note, bìa hồ sơ, kim kẹp,... 

Hơn nữa, trên thị trường hiện nay có rất nhiều sản phẩm phổ thông với chất lượng không hề thua kém những sản phẩm mang thương hiệu lớn, vậy nên để đạt được hiệu quả chi phí trong kinh doanh thì việc sử dụng những mặt hàng phổ thông cũng là một lựa chọn đáng cân nhắc.

2. Mua hàng trực tuyến

Hãy tham khảo website của các nhà phân phối văn phòng phẩm và so sánh giá của các mặt hàng mà bạn thường xuyên sử dụng, đặc biệt là mặt hàng giá cao như mực in, mực photocopy,..

Làm sao để mua văn phòng phẩm đúng nhu cầu nhưng không gây lãng phí

Mua hàng trực tuyến còn có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và chi phí vận chuyển, đồng thời, khi sử dụng website để đặt hàng, bạn sẽ cập nhật được các chương trình khuyến mãi thường niên của nhà phân phối và không bỏ lỡ bất kỳ cơ hội mua hàng ưu đãi nào.

3. Mua hàng số lượng lớn

Bạn nên lập một danh sách nhu cầu sử dụng văn phòng phẩm của từng cá nhân và tổng hợp lại theo phòng ban. Sau khi thống kế được con số cụ thể thì mới tiến hành mua hàng, nhờ đó bạn có thể đặt mua với số lượng lớn để nhận được mức chiết khấu ưu đãi từ các nhà phân phối. 

Khi mua hàng với số lượng lớn, bạn sẽ đặt ít đơn hàng hơn, đồng nghĩa với việc tiết kiệm thời gian và chi phí vận chuyển. Ngoài ra, bổ sung thêm văn phòng phẩm trước khi sử dụng hết cũng là một cách để mua được hàng số lượng lớn. Hãy chọn một ngày cố định mỗi tháng để đặt hàng văn phòng phẩm cho công ty, việc này giúp bạn dễ dàng sắp xếp và quản lý công việc hơn.

4. Tái sử dụng 

Lấy ví dụ như việc tái sử dụng khay mực trong máy in, đây là một phương pháp tiết kiệm và thân thiện với môi trường nhưng không hề có bất kỳ một sự chênh lệch về chất lượng nào.

Làm sao để mua văn phòng phẩm đúng nhu cầu nhưng không gây lãng phí

Ngoài ra, bạn hãy chọn một góc nào đó trong công ty là nơi để nhân viên bỏ những vật dụng mà họ không cần nữa nhưng vẫn còn sử dụng được, có thể những người khác sẽ cần đến chúng và bạn cũng có thể dễ dàng hơn trong việc tái chế và tái sử dụng văn phòng phẩm, vừa bảo vệ môi trường vừa giảm được chi phí cho công ty.

5. Dự trữ văn phòng phẩm ở một nơi nhất định

Đồ dùng văn phòng phẩm, vật tư văn phòng cần được đặt ở một phòng nhất định, giúp việc phân bổ và giám sát dễ dàng. Bạn nên thường xuyên giám sát số lượng còn trong kho để biết các nhân viên trong công ty có sử dụng lãng phí hay không cũng như biết phòng ban nào sắp hết để cấp phát, thu mua kịp thời, phục vụ nhu cầu công việc của các nhân viên.

6. Quản lý văn phòng phẩm

Trong các công ty, doanh nghiệp việc sử dụng đồ văn phòng phẩm rất nhiều và liên tục nên phải giao cho 1 người quản lý và kiểm soát mọi đồ dùng. Và phải sử dụng với đúng mục đích không lãng phí đồ dùng.

  • Vào ngày 28 hàng tháng, các bộ phận lập giấy đề nghị văn phòng phẩm của tháng sau theo biểu mẫu, chuyển trưởng bộ phận duyệt, sau đó chuyển người quản lý xem xét.
  • Phòng hành chính nhân sự có trách nhiệm kiểm tra định mức sử dụng theo quy định, nếu không đúng thì chuyển cho bộ phận đề nghị chỉnh sửa lại, nếu đúng tổng hợp tất cả các bảng đề xuất và làm bảng tổng hợp thì chuyển ban giám đốc duyệt.
  • Căn cứ trên giấy đề nghị được duyệt, Phòng hành chính nhân sự tiến hành liên hệ nhà cung ứng để mua văn phòng phẩm theo yêu cầu.
  • Văn phòng phẩm được mua làm 02 lần, lần 1 từ ngày 01 – ngày 05 của tháng, lần 2 từ ngày 15 – 20 của tháng. Mỗi lần mua bằng 60 % tổng nhu cầu của tháng .
  • Việc cấp phát thực hiện làm 02 lần, lần 1 từ ngày 01 – ngày 05 của tháng, lần 2 từ ngày 15 – 20 của tháng. Mỗi lần cấp phát bằng 50 % nhu cầu của tháng. Sau khi kiểm tra xong thì người nhận văn phòng phẩm ký tên vào biên bản cấp phát mã số.

Làm sao để mua văn phòng phẩm đúng nhu cầu nhưng không gây lãng phí

7. Chọn văn phòng phẩm chất lượng

Đối với một món văn phòng phẩm, cũng có rất nhiều chủng loại, chất lượng từ thượng vàng đến hạ cám. Thường thì món hàng rao bán được quảng cáo đúng tên gọi, chất lượng có thương hiệu với giá siêu rẻ trong bảng báo giá. Tuy nhiên khi thực tế giao hàng, khách hàng lại nhận được món hàng văn phòng phẩm tương tự nhưng kém chất lượng, sử dụng không được như ý và chúng mau chóng hỏng trong thời gian ngắn.

Như vậy, chi phí cho việc mua đi mua lại các món văn phòng phẩm giá rẻ nhưng chất lượng kém còn hao phí nhiều hơn so với việc mua hẳn một sản phẩm văn phòng phẩm chính hãng chất lượng tốt của các hãng lớn trong nước với mức giá tốt. 

Việc ra sức tiết kiệm chi phí mua văn phòng phẩm lại trở thành gánh nặng chi phí hơn cho doanh nghiệp khi gặp phải muôn vàn chiêu thức tiếp thị chèo kéo, gạt gẫm khách hàng của các cơ sở cung cấp văn phòng phẩm siêu rẻ, hoạt động nhỏ lẻ, chắp vá…

Hãy sử dụng những mẹo trên để tối ưu hóa hiệu quả tài chính cho công ty, tiết kiệm chi phí mua văn phòng phẩm để có thể đầu tư vào những nhu cầu khác quan trọng hơn cho công việc kinh doanh của bạn.

-------------------------------------

CÔNG TY CỔ PHẦN CHUYÊN BÁN BUÔN BATOS



Bài viết liên quan
Tin tức
Nếu bạn yêu thích bút và bút chì nhiều màu sắc, cục tẩy dễ thương hoặc giải pháp tiết kiệm không gian, học tập hoặc ghi chú tuyệt vời, thì không đâu khác ngoài thế giới văn phòng phẩm Nhật Bản . Từ hộp đựng bút chì thiết thực đến đồ trang trí dễ thương cho sổ kế hoạch và bàn làm việc của bạn, vô số sản phẩm mà bạn chắc chắn sẽ muốn sở hữu. Điểm hay nhất của văn phòng phẩm Nhật Bản là họ luôn đổi mới và phát minh– nghĩa là các sản phẩm mới sẽ ra mắt hàng năm.
Tổng hợp những thương hiệu văn phòng phẩm chất lượng nhất
Tin tức
Văn phòng phẩm thương hiệu nào tốt ?Trong hướng dẫn này, Batos sẽ giới thiệu cho bạn mốt số thương hiệu văn phòng phẩm uy tín. Hãy cũng Batos xem xét kỹ hơn những thương hiệu văn phòng phẩm dưới đây và đề xuất các sản phẩm xuất sắc xứng đáng có một vị trí trong bộ sưu tập của bạn ngay nhé!
Tham khảo giá trọn bộ văn phòng phẩm cao cấp Lezaface U
Tin tức
Thiết bị văn phòng phẩm là vật dụng không thể thiếu đối với mọi văn phòng. Mặc dù không trực tiếp tạo ra giá trị vật chất nhưng chúng lại là trợ thủ đắc lực để nhân viên văn phòng làm việc và tạo nên hiệu quả cho công việc.
Bí quyết mua VPP giá sỉ tốt nhất
Tin tức
Trong các công ty, doanh nghiệp hay bất cứ một cá nhân, tổ chức nào trong xã hội, những đồ dùng văn phòng phẩm luôn giữ vai trò và quan trọng đối với họ, nhằm phục vụ cho công việc và học tập của mỗi người trong cuộc sống hàng ngày. Nhằm hỗ trợ cho người tiêu dùng lựa chọn mua văn phòng phẩm giá sỉ tốt nhất, dưới đây là những bí quyết mà Batos muốn chia sẻ cho các bạn.
Những quan niệm sai lầm về văn phòng phẩm giá sỉ có thể bạn chưa biết?
Tin tức
Bạn thường mua văn phòng phẩm giá sỉ ở đâu? Làm thế nào để có giá sỉ nếu như đơn hàng bạn cần chỉ vài món? Nếu thắc mắc, hãy đọc chia sẻ sau!
Vì sao chọn bút bi Linc cho việc ghi chép hằng ngày?
Tin tức
Bút bi Linc là một dòng sản phẩm đã quá quen thuộc đối với tất cả chúng ta. Hầu như không ai là chưa từng sử dụng qua bút bi từ các bạn học sinh, sinh viên đến các nhân viên văn phòng.
ĐĂNG KÝ NHẬN BẢN TIN

+84839238181