Hướng dẫn bảo quản giấy tờ văn phòng đơn giản nhất

11/12/2021 | 39
Làm thế nào để bảo quán giấy tờ văn phòng không bị quăn, nhàu nát trong suốt quá trình sử dụng? Làm thế nào để tài liệu có thể được bảo quản tốt nhất? Hãy cùng Văn phòng Batos khám phá trong bài viết này nhé!

Sử dụng các loại giấy in chất lượng

Ngày nay, việc lựa chọn và sử dụng giấy in trở nên rất phổ biến với hầu hết các văn phòng làm việc ở mọi công ty. Giấy in giúp người dùng có thể nhanh chóng in ấn thông tin, tài liệu cần thiết mà không cần phải ra hàng photo như ngày trước. Cũng bởi lý do này mà hiện nay, công nghệ sản xuất giấy ngày càng phát triển, mang đến nhiều mẫu hàng đa dạng cho người dùng. Các sản phẩm giáy mang đến nhiều lựa chọn sử dụng hơn cho người tiêu dùng đi kèm cùng chất lượng tương ứng.

Do đó, để chọn được sản phẩm phù hợp theo nhu cầu, người dùng cần chú ý một số thông tin sau:

Thương hiệu

Thương hiệu sản xuất giấy in trên thị trường khá đa đạng, nhưng nổi bật nhất có thể kể đến một số cái tên tiêu biểu như: giấy IK Plus, giấy in A4 Natural, giấy in IK Signature,…Đặc điểm chung của các thương hiệu kể trên chính là có công nghệ sản xuất giấy tiên tiến, sản phẩm đạt chuẩn chất lượng. Các thương hiệu trong và ngoài nước có tên tuổi và đã có mặt lâu đời trên thị trường Việt Nam. Nhờ vậy mà khi chọn mua và sử dụng, người dùng hoàn toàn có thể yên tâm về chất lượng sản phẩm sau khi in ấn.

Tuy nhiên, cần lưu ý chọn mua giấy tại các điểm bán hàng uy tín để tránh mua nhầm phải hàng giả, hàng nhái. Chú ý khi mua cần chọn các tập giấy còn nguyên nhãn mác, không bị bong tróc.

Kích thước giấy

Lưu ý một số kích thước giấy in cơ bản thường được dùng trong in ấn văn phòng: giấy in A4, A3, giấy in hóa đơn,…Với loại giấy A4 là dòng giấy phổ biến nhất được dùng với các loại tài liệu, giấy tờ văn phòng. Sử dụng giấy A4 cũng là kích thước tiêu chuẩn được dùng.

Các loại giấy A3 được dùng ở một số văn phòng với mục đích in ấn biên lai, hóa đơn đóng tiền. Sử dụng giấy A3 thường đi kèm máy in chuyên dụng để chất lượng in màu mực tốt nhất. Với riêng giấy in hóa đơn là dòng giấy chuyên dùng, được sử dụng khá đa dạng từ văn phòng đến các quán ăn, cửa hàng,… Một cuộn giấy in khá nhỏ, với đường kính cuộn mới khoảng 45mm, dễ sử dụng với các loại máy in hóa đơn hay máy POS cầm tay.

Độ dày giấy

Độ dày giấy đóng vai trò khá quan trọng cho chất lượng sử dụng giấy tờ văn phòng. Tùy thuộc vào độ dày giấy mà người dùng lựa chọn in loại thông tin, tài liệu nào cho phù hợp. Các loại giấy mỏng thường được dùng in ấn sử dụng hàng ngày với các loại thông báo, tài liệu,… Với dòng giấy này khi sử dụng một thời gian thường dễ bị quan mép, dễ hình thành nếp gấp do cầm tay nhiều. Việc bảo quản giấy in mỏng tương đối cần chú ý hơn do chất lượng giấy dễ hỏng. Loại giấy mỏng này thường được các hàng photo lựa chọn sử dụng vì giá thành thấp, dễ tìm mua. Khi khách hàng có nhu cầu in giấy đẹp sẽ lựa chọn đổi sang dòng giấy khác cao cấp hơn.

Một số loại giấy in tầm trung có độ dày tương đối, được nhiều văn phòng lựa chọn sử dụng cho nhân viên. Giấy in này tương đối sáng, chất lượng giấy cứng, thích hợp dùng cho dân văn phòng nhất. Dòng giấy in bìa cứng thường được sử dụng để tạo bìa ngoài hoặc dùng in màu theo nhu cầu người dùng. Với dòng giấy này, ít có văn phòng nào sử dụng vì tính ứng dụng chưa cao. Tuy nhiên, tại các hàng in ấn, đây là dòng giấy in không thể thiếu, phục vụ cho việc in tài liệu, luận văn,…

Sử dụng dụng cụ văn phòng kèm theo

Bên cạnh việc lựa chọn các dòng giấy in phù hợp cho văn phòng, dân công sở còn cần chú ý sử dụng thêm một số sản phẩm đi kèm khác. Các sản phẩm dụng cụ này giúp gia tăng tuổi thọ sử dụng và độ bền lâu dài cho các loại giấy tờ văn phòng.

Bìa cứng

Bìa cứng được dùng bọc ngoài tài liệu, giúp bảo vệ, hạn chế nhăn nhúm giấy tờ trong quá trình sử dụng. Một số thiết kế bìa cứng cao cấp còn có khả năng chống thấm nước, giúp tài liệu bên trong khô ráo cả khi người dùng di chuyển dưới mưa. Phía ngoài bìa cứng còn được đặt thêm ngăn trong để ghi chú tên tài liệu bên trong. Điều này giúp người dùng có thể dễ dàng tra cứu, tìm kiếm lại thông tin. Cùng với đó, việc sử dụng bìa cứng giúp người dùng dễ dàng cất trữ, bảo quản giấy tờ văn phòng.

Kẹp sắt

Kẹp sắt là phụ kiện tương đối quen thuộc được sử dụng phổ biến tại nhiều công sở. Sản phẩm được dùng để phân loại và nhóm các tập tài liệu giống nhau, giúp người dùng phân loại và chia nhỏ giấy tờ văn phòng một cách dễ dàng. Sử dụng kẹp sắt giúp dễ dàng đính thêm hoặc tháo rời tài liệu mà không làm hỏng, rách giấy, giúp giấy tờ sử dụng được bền và chất lượng hơn.

Bìa còng

Đối với những giấy tờ quan trọng bạn nên lựa chọn sử dụng bìa còng để lưu trữ với : hồ sơ, hợp đồng, tài liệu,... Bìa còng là loại sản phẩm rất thông dụng trong các văn phòng hiện nay. Bìa còng sẽ giúp ích rất nhiều trong việc sắp xếp và lưu trữ tài liệu. Bìa còng là dạng bìa giấy cứng, bên ngoài bọc một lớp nhựa simili bóng, thường là màu xanh, vừa làm tăng vẻ lịch thiệp vừa tránh thấm ướt, bụi bẩn cho tài liệu. Công dụng chính của các loại bìa còng là: cố định, bảo quản, lưu trữ, sắp xếp các giấy tờ, tài liệu, bìa lỗ lại với nhau.

Kệ nhựa

Bạn đã từng khổ sở với hàng núi tài liệu chất chồng đống trên bàn làm việc. Bạn đau đầu khi mỗi lần tìm hồ sơ như muốn nổ tung vì có quá nhiều mà lẫn lộn. Bạn thực sự chán nản với giấy tờ và đồ đạc xung quanh quá nhiều mặc cho đã dọn dẹp hàng giờ. Giải pháp hữu hiệu đến với bạn chính là Kệ nhựa đấy. 

Là sản phẩm được làm từ chất liệu nhựa HI – một loại nhựa an toàn tuyệt đối với người sử dụng. Các thiết kế ngăn kệ được tách rời với chân. Khi lắp ráp được cố định bởi sự chính xác, vừa khít nên tạo được sự chắc chắn. Các ngăn tủ được tách rời nhau, rộng rãi đựng được rất nhiều tài liệu. Các khổ giấy A4, A5, A6 sẽ rất vừa vặn khi được đựng trong kệ.

Có kế hoạch sắp xếp giấy tờ thường xuyên

Xây dựng cho bản thân thói quen sắp xếp giấy tờ văn phòng thường xuyên giúp mang đến nhiều lợi ích cho dân công sở. Sắp xếp giấy tờ mang đến không gian làm việc gọn gàng, ngăn nắp, nâng cao hiệu quả công việc và hứng thú trong lao động. Việc thường xuyên sắp xếp giầy tờ giúp bạn chủ động hơn trong công việc hay khi cần tìm kiếm, tra cứu tài liệu. Điều này giúp đảm bảo tài liệu giấy tờ luôn được sắp xếp, bảo quản một cách tốt nhất.



Bài viết liên quan
Các loại kéo văn phòng thông dụng nhất
Tin tức
Điểm danh các sản phẩm được sử dụng trong văn phòng, kéo là vật dụng không thể thiếu trong công việc hàng ngày. Văn phòng phẩm Batos có sẵn nhiều loại kéo dùng cho văn phòng, từ loại bình dân cho đến cao cấp, cùng theo dõi các loại kéo có sẵn tại website batos.vn qua bài viết sau nhé!
Khay hồ sơ kim loại để bàn tiết kiệm diện tích cho bàn làm việc
Tin tức
Với thiết kế 3 khay, giúp bạn thoải mái đựng nhiều giấy tờ tài liệu nhưng vẫn không bị lẫn lộn. Thao tác lắp, tháo rời đơn giản, dễ dàng, bề mặt có các khe hở tránh ẩm mốc. Lý tưởng để phân loại thư, tài liệu, giấy khổ rộng v.v..
Kim bấm giấy bạn đang dùng có thực sự tốt và mang lại hiệu quả?
Tin tức
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều sản phẩm bấm kim chất lượng, mẫu mã đẹp, đa chức năng, giá thành rẻ. Nhưng việc lựa chọn một một bấm kim phù hợp với công việc mà lại tận dụng hết công năng của chúng thì thật không dễ dàng chút nào. Hãy tham khảo ngay bài viết của Batos để tìm hiểu ngay cách chọn kim bấm hiệu quả nhé
Những lưu ý khi lựa chọn bút chất lượng
Tin tức
Bút bi là một trong những đồ dùng quen thuộc gắn liền với nhiều hoạt động trong cuộc sống của con người từ khi còn là học sinh, sinh viên cho đến lúc trưởng thành. Trong bài viết sau đây, VPP Batos sẽ tiết lộ một số kinh nghiệm quý báu khi lựa chọn hãng sản xuất bút bi, các bạn hãy theo dõi ngay nhé!
Những hộp đựng bút đẹp học sinh giá rẻ
Tin tức
Chiếc hộp bút hữu dụng được gắn với quá trình học tập của mỗi học sinh. Nó không chỉ là vật dụng đựng bút viết mà còn hiện lên với phong cảnh sinh động, ngộ nghĩnh và đầy cảm xúc trong nhiều bài văn miêu tả hộp bút. Tiếp nối những bài văn miêu tả hộp bút học sinh thì Batos giới thiệu đến các bạn những mẫu hộp bút độc đáo, đẹp mắt 2022 giúp lưu trữ những vật dụng học tập cũng như là món quà tặng ý nghĩa.
Loại mực đóng dấu bám màu tốt nhất hiện nay
Tin tức
Hiện nay nhu cầu sử dụng dấu đóng dấu số nhảy lên chất liệu : Cán giấy bóng ,nilon ,gỗ ,sắt ..là rất lớn .Vật liệu này bóng trơn, khó ăn mực ,dễ bị nhòe do va quệt .Yêu cầu đối với những ghi chú này là phải chuẩn xác ,tránh mất thời gian khi sử dụng dấu dễ bay màu đem lại hiệu quả công việc cao. Nắm bắt được điều này Văn phòng phẩm Batos cung cấp dấu đóng trên mọi chất liệu .
ĐĂNG KÝ NHẬN BẢN TIN

+84839238181