Giấy tờ và tài liệu quá tải thì phải làm sao?

18/07/2022 | 44
Việc sắp xếp hồ sơ văn phòng không chỉ là việc sắp xếp gọn gàng mà còn là cách bố trí sao cho khi muốn tìm lại cũng sẽ biết hồ sơ đó nằm ở đâu, trong tệp nào,…

Văn phòng của bạn đang có quá nhiều giấy tờ quá tải và bạn đang không biết cách sắp xếp và phân loại chúng như thế nào?. Nhất là khi bạn có hồ sơ lưu trữ càng nhiều thì càng đòi hỏi bạn phải biết cách phân loại để dễ tìm kiếm mỗi khi cần dùng. Vậy phải làm thế nào để phân loại đúng các hồ sơ? Đừng lo, VPP Batos sẽ chia sẻ cho bạn cách sắp xếp các tệp file hồ sơ đúng cách dưới đây nhé!

Chọn bìa hồ sơ lưu trữ

Đa số các loại bìa hồ sơ lưu trữ đều được sử dụng trong các văn phòng làm việc, dù là loại file hồ sơ nào thì đều là văn phòng phẩm. Tại các văn phòng làm việc của công ty có các bộ phận lưu trữ hồ sơ cụ thể là bộ phận nhân sự, bộ phận này sẽ sử dụng các loại file hồ sơ như: bìa còng, bìa hộp, bìa nhựa nhiều lá để lưu trữ được 1 lượng lớn tài liệu, giấy tờ trong thời gian dài, không cần phải lấy giấy tờ ra thường xuyên.

Tại các bộ phận khác như kế toán, kiểm toán, kiểm kê sản phẩm, bán hàng, bộ phận kho, bộ phận ký kết các giấy tờ, bộ phận kinh doanh,… thường xuyên dùng loại file hồ sơ như: Bìa lỗ, bìa lá, bìa accor, vì nó có ưu điểm nhẹ, bền, dễ dàng đem theo khi di chuyển ở nhiều nơi. Tuy vậy bạn cần phải biết công dụng của từng loại bìa hồ sơ để sử dụng hợp lý nhất.

Giấy tờ và tài liệu quá tải thì phải làm sao?

Giấy tờ bị quá tải và không được phân loại sẽ khiến bạn mất thêm nhiều thời gian 

Ngoài công dụng của file đựng hồ sơ thì bạn cũng nên chọn màu sắc tươi sáng như xanh dương, màu xanh này thuộc gam màu lạnh nên tạo cảm giác thoải mái, thư giãn khi nhìn. Đây cũng là lý do vì sao khi mua văn phòng phẩm người ta chọn màu xanh dương khi nhắc tới bìa hồ sơ.

Lựa chọn vật lưu trữ phù hợp với tài liệu lưu trữ

Trước khi sắp xếp hồ sơ thật khoa học, dễ tìm bạn cần chọn được loại bìa hồ sơ thật phù hợp với nhu cầu phục vụ được việc lưu trữ hồ sơ. Tùy thuộc vào khối lượng hồ sơ và loại hồ sơ để có được sự lựa chọn loại bìa hồ sơ tiết kiệm không gian và đẹp nhất:

1. Bìa cây

Cũng được nhiều người lựa chọn, mẫu bìa này chỉ lưu trữ được một số ít tài liệu tầm vài chục tờ giấy. Bìa cây đa số được làm bằng nhựa trong suốt. Bên trái có một thanh nhựa, dùng để nẹp cố định tài liệu

2. Bìa lá

Không còn xa lạ, bìa lá được dùng để phân loại một số ít, chỉ có tầm khoảng 10 tờ giấy. Bìa lá gọn, nhẹ và có giá thành rẻ, Mỗi nhân viên văn phòng có thể sở hữu đến vài chục loại bìa hồ sơ này. Các mẫu bìa lá không có nhiều sự khác biệt.

Giấy tờ và tài liệu quá tải thì phải làm sao?

3. Bìa còng

Là loại vật phẩm để có thể sắp xếp hồ sơ văn phòng phổ biến nhất trong các loại công ty, loại bìa còng này có nhiều loại, được làm bằng chất liệu như nhựa, simili, giấy ép, một số loại bìa còng được bọc thêm lớp bìa kính bên ngoài. Những loại bìa còng có thể kẹp giấy lên đến 700 từ khổ A4, A3.

4. Bìa hộp

Được thiết kế theo hình khối chữ nhật khổ A4, A3 có nắp đóng mở, gáy dày tới 25cm, dùng để lưu trữ số lượng lớn tài liệu. Bìa hộp được làm bằng các chất liệu rất bền và chắc như giấy cứng, simili hay nhựa PP. Đối với những loại hồ sơ lưu trữ dài hạn bạn có thể sử dụng loại bìa này.

Giấy tờ và tài liệu quá tải thì phải làm sao?

5. Bìa nút

Loại bìa này chỉ đựng được một số tài liệu nhất định, chỉ tầm vài chục trang giấy. Bìa khổ A4, nhỏ gọn dễ mang theo bên mình. Bìa nút được làm bằng nhựa, mỏng và mềm, có màu trong suốt hoặc một số hãng có màu cam, hồng. Bìa nút có ưu điểm bảo quản được giấy tờ không bị ướt, ẩm mốc, đặc biệt khi đi ra ngoài trời.

6. Bìa ba dây

Với một số lượng lớn hồ sơ, một trong những lựa chọn khả thi sử dụng bìa ba dây, bằng 3 sợi dây gắn ở 3 góc của bìa, phần hồ sơ bên trong được cố định một cách chắc chắn và an toàn, không làm nhàu nát phần giấy bên trong. Hơn nữa, chúng sẽ dễ dàng mở khi được sử dụng.

Phân loại hồ sơ và lên danh mục cho tài liệu

Phân loại hồ sơ đóng vai trò vô cùng quan trọng, thay vì phải mất nhiều thời gian để tìm kiếm những hồ sơ mà bạn muốn bằng việc chất đống, lộn xộn, thiếu thẩm mỹ thì giờ đây bạn chỉ cần đến đúng ngăn tủ chứa tài liệu đã phân loại và lấy chúng ra, việc phân loại này sẽ giúp bạn có cách sắp xếp hồ sơ văn phòng theo một trật tự, ngăn nắp.

Mỗi loại tài liệu sẽ có mục tích, tiêu đề riêng, nên hãy nhóm và ghi chúng lại theo mục đích sử dụng. Ví dụ bạn sắp thếp theo các văn bản thông báo, hồ sơ nhân viên công ty,….

  • Hồ sơ tài liệu hành chính nhân sự.
  • Hồ sơ, tài liệu về kinh doanh.
  • Hồ sơ tài liệu về kế toán,…

Giấy tờ và tài liệu quá tải thì phải làm sao?

Phân loại hồ sơ theo giá kệ lưu trữ

Có nhiều cách phân loại hồ sơ văn phòng, nhưng sau đây là cách mà nhiều người hay sử dụng nhất sau nhiều năm kinh nghiệm lưu trữ hồ sơ:

  • Chia đống hồ sơ thành từng phần nhỏ: Xử lý từng xấp một và dọn dẹp hoặc hủy giấy tờ không cần thiết để giảm số lượng và hạn chế dư thừa. Tiếp đó chia tài liệu và hồ sơ còn lại thành 2 phần riêng biệt, 1 phần là những hồ sơ cần giải quyết trong những tháng tới, và phần còn lại là những hồ sơ lưu trữ và không cần phải xử lý gấp.
  • Sắp xếp bìa hồ sơ theo bảng chữ cái: Nếu bìa đựng là tên của một người hay công ty bạn có thể sắp xếp hồ sơ theo tên của người đó. Trong trường hợp này, bạn nên dán nhãn từng thẻ hồ sơ ghi đầy đủ tên khách hàng. Sắp xếp bìa theo bảng chữ cái, sau đó dán nhãn kéo đựng hồ sơ để biết được ngăn nào có ghi tên bắt đầu với một chữ cái đó.
  • Sắp xếp hồ sơ theo ngày tháng: Bạn có thể sắp xếp hồ sơ theo ngày tháng, năm. Nếu không có thời gian sắp xếp ngay, bạn có thể đựng giấy tờ vào trong hồ sơ tháng để xử lý theo trình tự. Bước này giúp bạn xác định nơi lưu trữ để tìm giấy tờ nhanh.

Theo dõi và cập nhật hồ sơ

Hồ sơ liên tục được cập nhật theo số liệu đã phát sinh, đồng thời bạn cần có kế hoạch kiểm tra định kỳ để có thể điều chỉnh phù hợp, bổ sung các chứng từ, giấy tờ cần thiết còn thiếu cho các bộ hồ sơ hiện tại.

Việc theo dõi và cập nhật phải thực hiện trong thời gian dài, liên tục để chắc chắn và đảm bảo các thông tin luôn đúng, được cập nhật kịp thời. Điều này cũng rất có ích cho doanh nghiệp trong bối cảnh thông tin doanh nghiệp thay đổi và cập nhật liên tục.

Giấy tờ và tài liệu quá tải thì phải làm sao?

Những lưu ý khi sắp xếp hồ sơ lưu trữ

Người sắp xếp hồ sơ văn phòng, ngoài những cách trên còn phải lưu ý những vấn đề sau:

  • Mỗi phòng ban sẽ có cách lưu trữ và sắp xếp hồ sơ văn phòng của mình, không có cách nào được gọi là tốt nhất. Cách tốt nhất là cách mà bạn đã quen thuộc.
  • Cần phải cập nhật hồ sơ thường xuyên để tránh sai sót.
  • Nên tìm mua những văn phòng phẩm tốt để phục vụ cho việc lưu trữ tránh trường hợp hư hại do bảo quản.
  • Hồ sơ càng ngày càng nhiều, vì thế đối với những hồ sơ hết hạn, bạn có thể tổ chức tiêu hủy để có không gian lưu trữ hồ sơ mới.

Giấy tờ và tài liệu quá tải thì phải làm sao?

Batos là nhà phân phối, chuyên cung cấp nguồn văn phòng phẩm uy tín và chất lượng với mức giá hợp lý cho khách hàng. Chúng tôi luôn cung cấp cho khách hàng những sản phẩm tốt, dịch vụ thỏa mãn nhu cầu văn phòng phẩm chất lượng cao cho các doanh nghiệp và các đại lý văn phòng phẩm trên toàn quốc.

Hãy liên hệ ngay với Batos khi có nhu cầu mua những sản phẩm văn phòng phẩm chính hãng nhé! Ngoài ra bạn quý khách có thể đặt hàng tại các kênh như :

Để được tư vấn các chính sách lấy hàng giá sỉ, quý khách vui lòng liên hệ với bộ phận CSKH của Batos theo số Hotline 0839238181 hoặc gửi Email: lienhe@batos.vn để được tư vấn Miễn Phí!!



Bài viết liên quan
Bật mí ngay các loại bút nước bền đẹp dành cho bạn
Tin tức
Để có một trang giấy đầy những nét chữ đẹp, bản báo cáo thu hút sự chú ý của cấp trên thì bên cạnh sự khéo léo của các ngón tay còn cần phải có một chiếc bút chất lượng với màu mực tốt.
Tại sao nên chọn mua văn phòng phẩm giá sỉ của Batos
Tin tức
Tại sao nên chọn Batos là nhà phân phối văn phòng phẩm lâu dài? Chính sách đặt hàng giá sỉ của Batos ra sao? Giá có rẻ không?
Kinh nghiệm vàng lựa chọn tã dán sơ sinh tốt nhất cho trẻ
Tin tức
Tã dán sơ sinh là sản phẩm không thể thiếu trong quá trình chăm sóc trẻ nhỏ. Với thiết kế mềm mại, chúng sẽ bảo vệ làn da trẻ tốt nhất, tránh tình trạng viêm nhiễm da cho trẻ.
Top 4 Loại hộp cắm giá rẻ thông dụng không thể thiếu trong văn phòng
Tin tức
Khi nói đến văn phòng làm việc, sẽ có rất nhiều dụng cụ văn phòng chúng ta cần đến. Trong đó có một dụng cụ mà hầu hết ai cũng cần đến đó là hộp cắm bút.
Nước tăng lực Warrior - Bừng tình chơi mới đỉnh
Tin tức
Uống nước tăng lực Warrior Vị Dâu hoặc Nho bổ sung vitamin B3, B6 và B12 thúc đẩy quá trình trao đổi chất giúp tập trung và tỉnh táo tối đa.
Clear File là gì? Sử dụng như thế nào?
Tin tức
Đối với tài liệu quan trọng, ngoài việc bảo vệ những thông tin lưu trữ bên trong, File lá Clear Book đựng tài liệu còn tạo nên ấn tượng và thiện cảm cho người đối diện.
ĐĂNG KÝ NHẬN BẢN TIN

+84839238181