Cách bảo quản giấy tờ, tài liệu chuyên nghiệp

07/10/2022 | 58
Nếu như bạn cần lưu giữ giấy tờ trong thời gian dài, không bị mục nát hay hư hại thì cần phải thực hiện đúng cách, đúng quy trình.

Giấy là sản phẩm chúng ta sử dụng hàng ngày vào nhiều mục đích khác nhau, giấy xuất hiện xung quanh chúng ta giúp đỡ và hỗ trợ tất cả mọi người trong công việc cũng như học tập. Vậy bạn đã biết sử dụng hợp lý và bảo quản giấy đúng cách chưa? 

Các yếu tố tác động làm hư hại tài liệu giấy tờ

Để biết được cách bảo vệ tài liệu chuẩn xác, thì trước hết bạn cần phải nắm bắt được đâu là nhân tố gây ra ảnh hưởng xấu tới giấy tờ qua thời gian lưu cữu.

  • Nóng và ẩm: đây chính là điều kiện vô cùng lý tưởng để các loại tài liệu giấy của bạn bị hư hại. Nhất là những loại giấy kém chất lượng thì thời gian bị phai mực, nhòe chữ và khó giữ được sự tinh tế như cũ.
  • Ánh sáng: ánh sáng sẽ là điều kiện lý tưởng cho sự sinh sôi và phát triển của nấm mốc và các loại côn trùng khác. Một số sản phẩm giấy còn bị biến đổi khi có ánh nắng trực tiếp tác động. 
  • Côn trùng và loài gặm nhấm: Côn trùng và các loài gặm nhấm là tác động chính làm hủy hoại giấy tờ. 
  • Nấm mốc: Nấm mốc cũng là tác động chính khiến cho giấy tờ bị phai màu, mất chữ
  • Rủi ro khác: cháy nhà, lũ lụt, ngập rột,… là các rủi ro có thể xảy ra gây nên hư hại tới giấy tờ. 

Từ các yếu tố ảnh hưởng tới khả năng lưu trữ giấy tờ trên, chúng ta có thể dễ dàng đưa ra được các phương thức bảo quản tài liệu giấy chi tiết rõ ràng. 

Nên làm gì để bảo quản giấy ở mức tốt nhất mà không bị phai màu

Bạn nên sử dụng giấy chất lượng

Việc sử dụng giấy đúng chuẩn sẽ giúp các tài liệu lưu trữ đúng mẫu kích thước, công việc sắp xếp tài liệu trở nên dễ dàng hơn, ngoài ra sử dụng giấy đúng chuẩn cũng giúp công việc in ấn và sử dụng giấy tờ trở nên dễ dàng và chuyên nghiệp hơn.

Ví dụ: Thông thường máy in văn phòng hiện nay nên in ấn với các loại giấy in photo có định lượng từ 60gsm trở lên, tốt nhất là từ 70 - 80gsm. Không nên vì tiết kiệm chi phí mà sử dụng giấy in quá mỏng, không đảm bảo chất lượng rất dễ gây kẹt giấy và ảnh hưởng đến chất lượng của bản in. 

Cách bảo quản các loại tài liệu giấy hiệu quả 

Để tài liệu tránh xa các khu vực ẩm mốc, thiếu ánh sáng hoặc ánh sáng quá mạnh. Nhiệt độ và độ ẩm lý tưởng để cất giữ giấy tờ chính là 13-15 độ C với độ ẩm 55-60%. 

Việc bảo quản giấy cũng phụ thuộc khá nhiều vào thời tiết và không gian sống. Tùy tình hình thời tiết nơi bạn sống, hãy chọn cho mình một cách bảo quản giấy in hiệu quả nhất. Dưới đây là một số lưu ý để bảo quản giấy phù hợp:

  • Tránh để giấy những nơi ẩm thấp hay nơi gần nguồn nước.
  • Không nên để giấy ở nơi có nguồn nhiệt quá cao vì có thể gây biến dạng giấy
  • Không để bụi bám quá nhiều làm ảnh hưởng đến độ sáng, độ mịn và định lượng của giấy
  • Nếu bạn mua giấy với số lượng lớn để tiết kiệm thời gian và công sức mỗi lần mua, bạn nên có tủ để giấy kín đáo và khô thoáng, mỗi lần in bạn chỉ cho giấy vào khay số lượng vừa đủ.
  • Đối với các loại giấy đóng thành cuốn như giấy in liên tục thì tốt nhất nên bảo quản kỹ trong thùng, tránh những nơi có nhiều côn trùng như gián, mối,...

  • Chỉ nên dùng một loại giấy trong quá trình in ấn để tránh máy in hoạt động không ổn định dễ gây kẹt giấy.Không nên sử dụng giấy lâu ngày hoặc giấy đã bị ẩm để in. Tốt nhất là trước khi in bạn nên kiểm tra lại chất lượng giấy in để tránh tình trạng máy in bị kẹt giấy nhé!!
  • Đối với các loại giấy có kích thước nhỏ như giấy note - phân trang thì để ngay ngắn trên bàn làm việc, bảo quản lớp keo thật tốt để sử dụng bền lâu hơn.
  • Còn đối với giấy bìa- giấy than - decal nên bảo quản cẩn thận, tránh để thấm nước sẽ rất khó sử dụng hay hư hỏng hoàn toàn.
  • Giấy nên được sắp xếp hợp lý để bảo quản được trong thời gian lâu hơn, tốt nhất nếu là công ty, văn phòng thì bạn nên bảo quản các tài liệu giấy trong các Folder, Các loại File hồ sơ, bìa giấy,...

Đối với các giấy tờ tài liệu là bản vẽ, bản đồ có khổ lớn thì cần phải cuộn gọn lại cất giữ trong các ống đựng chuyên dụng. Điều này sẽ giúp cho bạn có được sự an toàn nhất định trong việc bảo vệ các loại giấy tờ tài liệu giấy.

Đối với các loại giấy tờ quan trọng, cần phải cất giữ và lưu trữ dài lâu thì bạn không nên sử dụng tay không trực tiếp cầm vào tài liệu. Bởi mồ hôi dầu trên tay của chúng ta cũng sẽ tạo nên điều kiện lý tưởng cho vi khuẩn phát triển. Và khiến cho các loại giấy tờ đó dễ dàng bị mục, bị hỏng hư hại. 

Những lý do bạn nên chọn mua các loại giấy tại Batos

Các loại giấy in tại Batos luôn đảm bảo chất lượng về định lượng, kích thước khổ giấy, đảm bảo chính hãng nhà sản xuất. Chúng tôi luôn đảm bảo cung cấp đến bạn các loại giấy với giá rẻ nhất, chất lượng giấy tốt nhất, phù hợp với nhu cầu sử dụng của khách hàng.

Với nhiều chính sách ưu đãi dành cho khách hàng khi mua giấy tại Batos như chính sách giao hàng miễn phí, đổi trả sản phẩm, chiết khấu cao, nhân viên tư vấn nhiệt tình…Vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin dưới đây:

-------------------------------------

CÔNG TY CỔ PHẦN CHUYÊN BÁN BUÔN BATOS



Bài viết liên quan
Tin tức
Nếu bạn yêu thích bút và bút chì nhiều màu sắc, cục tẩy dễ thương hoặc giải pháp tiết kiệm không gian, học tập hoặc ghi chú tuyệt vời, thì không đâu khác ngoài thế giới văn phòng phẩm Nhật Bản . Từ hộp đựng bút chì thiết thực đến đồ trang trí dễ thương cho sổ kế hoạch và bàn làm việc của bạn, vô số sản phẩm mà bạn chắc chắn sẽ muốn sở hữu. Điểm hay nhất của văn phòng phẩm Nhật Bản là họ luôn đổi mới và phát minh– nghĩa là các sản phẩm mới sẽ ra mắt hàng năm.
Tổng hợp những thương hiệu văn phòng phẩm chất lượng nhất
Tin tức
Văn phòng phẩm thương hiệu nào tốt ?Trong hướng dẫn này, Batos sẽ giới thiệu cho bạn mốt số thương hiệu văn phòng phẩm uy tín. Hãy cũng Batos xem xét kỹ hơn những thương hiệu văn phòng phẩm dưới đây và đề xuất các sản phẩm xuất sắc xứng đáng có một vị trí trong bộ sưu tập của bạn ngay nhé!
Tham khảo giá trọn bộ văn phòng phẩm cao cấp Lezaface U
Tin tức
Thiết bị văn phòng phẩm là vật dụng không thể thiếu đối với mọi văn phòng. Mặc dù không trực tiếp tạo ra giá trị vật chất nhưng chúng lại là trợ thủ đắc lực để nhân viên văn phòng làm việc và tạo nên hiệu quả cho công việc.
Bí quyết mua VPP giá sỉ tốt nhất
Tin tức
Trong các công ty, doanh nghiệp hay bất cứ một cá nhân, tổ chức nào trong xã hội, những đồ dùng văn phòng phẩm luôn giữ vai trò và quan trọng đối với họ, nhằm phục vụ cho công việc và học tập của mỗi người trong cuộc sống hàng ngày. Nhằm hỗ trợ cho người tiêu dùng lựa chọn mua văn phòng phẩm giá sỉ tốt nhất, dưới đây là những bí quyết mà Batos muốn chia sẻ cho các bạn.
Những quan niệm sai lầm về văn phòng phẩm giá sỉ có thể bạn chưa biết?
Tin tức
Bạn thường mua văn phòng phẩm giá sỉ ở đâu? Làm thế nào để có giá sỉ nếu như đơn hàng bạn cần chỉ vài món? Nếu thắc mắc, hãy đọc chia sẻ sau!
Vì sao chọn bút bi Linc cho việc ghi chép hằng ngày?
Tin tức
Bút bi Linc là một dòng sản phẩm đã quá quen thuộc đối với tất cả chúng ta. Hầu như không ai là chưa từng sử dụng qua bút bi từ các bạn học sinh, sinh viên đến các nhân viên văn phòng.
ĐĂNG KÝ NHẬN BẢN TIN

+84839238181