Mặc dù giấy in giá thành khá rẻ, chỉ vài trăm đồng một tờ, tuy nhiên nếu nhiều người trong văn phòng, trong công ty lạm dụng điều đó sẽ tạo nên một lượng giấy khổng lồ, không những tốn chi phí của công ty mà còn ảnh hưởng đến môi trường. Bên cạnh đó nếu ta tiết kiệm giấy in sẽ có những lợi ích dưới đây:
1. Tiết kiệm diện tích lưu trữ: Hãy in các tài liệu thật cần thiết và số hóa thông tin giúp bạn thoát khỏi tình trạng bàn làm việc bừa bộn, ngột ngạt với những chồng giấy tờ cao ngất ngưởng. Đối với những công ty có diện tích mặt sàn khiêm tốn, tiết kiệm giấy in là thêm không gian làm việc. Không gian có thoáng đãng thì bạn mới thoải mái đầu óc và dễ nảy sinh ý tưởng sáng tạo.
2. Giúp thanh lọc không khí trong văn phòng: Lưu trữ quá nhiều giấy tờ dễ tạo môi trường thuận lợi cho các loại nấm mốc, mối mọt và các loại vi khuẩn có hại phát triển. Do đó tiết kiệm giấy in và giữ cho tủ bảo quản, lưu trữ hồ sơ luôn thông thoáng sẽ giúp văn phòng luôn sạch đẹp.
3. Bảo vệ môi trường: Giấy in, giấy photocopy được làm từ gỗ, đây là kiến thức phổ thông quen thuộc với tất cả mọi người. Do đó tiết kiệm giấy in cũng đồng nghĩa với giảm thải số lượng cây xanh bị chặt bỏ để phục vụ cho ngành công nghiệp làm giấy. Tăng số lượng cây xanh, sự đa dạng của hệ sinh thái sẽ được bảo tồn và góp phần lọc ô nhiễm không khí, để chúng ta được sống trong môi trường xanh – sạch mỗi ngày.
Việc in hay photocopy hai mặt thực tế không làm bạn đọc chậm đi hay ảnh hưởng đến trải nghiệm thị giác của bạn, mà còn giúp tiết kiệm giấy in đáng kể trong văn phòng. Đối với những tài liệu không quá quan trọng hoặc một số loại tài liệu nội bộ không đặt nặng vấn đề trình bày, bạn hoàn toàn có thể chọn cách in, photocopy hai mặt.
Hãy chọn tính năng in 2 mặt (được khoanh đỏ trên hình) để máy tự động in hai mặt
Hiện nay nhiều loại máy in đã có chế độ in hai mặt tự động (tự động lật ngược mặt giấy để in) nên bạn có thể rảnh tay lo các công việc khác. Bạn cũng không cần lo lắng về việc máy in nhanh hỏng hơn khi phải thực hiện thêm tác vụ này, hay tốc độ in bị chậm vì công nghệ của máy hoàn toàn có thể đảm đương tốt chức năng.
Các định dạng file này bao gồm: khoảng cách giữa các dòng và các đoạn, kích thước phông chữ, khoảng cách căn lề,… Đối với những tài liệu mang tính chất tư liệu tham khảo, bạn có thể chọn căn lề hẹp (Narrow) và tùy chỉnh diện tích lề sao tiết kiệm giấy in nhất. Việc căn lề hẹp có thể giảm đến 20% số lượng giấy cần in, và đương nhiên – nhìn một tập tài liệu mỏng, bao giờ bạn cũng đỡ “oải” hơn khi đọc.
Với định dạng khoảng cách, bạn nên chọn dòng đơn thay vì mặc định 1.15 của MS Word. Định dạng này đảm bảo tài liệu không bị rối và mắt vẫn cảm giác dễ chịu khi đọc, nếu hẹp hơn nữa có thể khiến trang giấy bị “dày đặc”. Đối với phông chữ, bạn có thể vẫn để phông Times New Roman mặc định, chỉ giảm đi 1 size là tiết kiệm giấy in hiệu quả.
Có khi bạn cần phải in tài liệu số lượng lớn, và nếu chẳng may trên tài liệu có một lỗi nào đó bị in ra hàng loạt thì thật là một “thảm họa”.
Để vào chức năng in thử, hãy chọn số lượng bản Copies là 1
Chính vì vậy bạn cần đến tính năng in thử. Hãy thử một bản trước rồi soát lại thật kỹ trước khi tiến hành in hàng loạt. Với bản in thử này bạn có thể giảm đáng kể thời gian chỉnh sửa, được đánh giá là chuyên nghiệp trong công việc và đương nhiên – tiết kiệm giấy in cần xử lý.
Việc sử dụng tính năng in thử, sau đó photocopy lại bản hoàn thiện cũng giúp bạn chuẩn bị tài liệu nhanh chóng, hiệu quả hơn.
Hãy điều chỉnh thanh thu phóng kích thước để xem cùng lúc nhiều trang trên tài liệu
Ngoài ra còn một tips khác dành cho tài liệu dài: nếu tập tài liệu dài hàng trăm trang thì bạn có thể khó bao quát hết, dẫn đến tình trạng có trang chỉ có vài dòng – hoàn toàn không tiết kiệm giấy in chút nào. Đó là lúc bạn cần tính năng xem thử trước khi in. Nếu phát hiện ra khoảng trắng trên trang quá nhiều, hãy rút ngắn nó lại bằng cách chỉnh sửa nội dung hoặc căn lại lề.
Đối với những tài liệu in hay photocopy một mặt, sau khi đã sử dụng xong bạn đừng vội vứt bỏ đi. Hãy lưu trữ chúng ở nơi khô ráo thoáng mát để giấy không bị hư hại, và tiết kiệm giấy in bằng cách tái chế chúng trong in ấn, photocopy những tài liệu không quá quan trọng và không đặt nặng về trình bày, hoặc các bản tài liệu in thử.
Ngoài ra bạn cũng có thể tiết kiệm giấy in đã dùng khi sử dụng chúng cho mục đích khác như ghi chú nhanh, phác thảo ý tưởng trong các cuộc họp nhóm, đóng thành một quyển sổ nháp, hoặc cắt nhỏ để giấy đóng vai trò như xốp chống sốc cho đồ đạc nếu cần di chuyển đồ.
Sau một thời gian sử dụng, máy in, máy photocopy không được bảo dưỡng sẽ dễ bị khô dầu, chậm tốc độ, dễ bị kẹt giấy, bị hết mực khiến chữ in bị mờ nhòe hoặc loang màu giấy in gây lãng phí giấy. Do đó bạn nên thường xuyên bảo dưỡng máy (thời gian theo khuyến cáo trên hướng dẫn sử dụng đi kèm), nhất là chọn loại mực in, giấy in có chất lượng tốt và đặt máy ở nơi khô ráo, sạch sẽ.
Bạn có thể sử dụng chức năng counter trên máy in và máy photocopy để kiểm soát lượng giấy sử dụng. Trên các thiết lập máy photocopy và máy in thường có sẵn nút counter, bạn căn cứ vào khổ giấy để xác định thông số counter này:
Việc đặt định mức này giúp bạn tiết kiệm giấy in hoặc photocopy hiệu quả hơn hẳn so với canh đếm từng trang. Ngoài ra bạn cũng có thể đặt mục lục cho các trang trong tài liệu để kiểm soát, nhưng cách này có nhược điểm không tính toán được số giấy bị kẹt hoặc lỗi trong quá trình in hay photo.
Lưu các lựa chọn như được khoanh đỏ trên hình trước khi in
Bạn chọn chế độ in “Handouts” thay vì “Slides” nếu không cần ghi chú nhiều trên tài liệu. Với “Handouts” bạn được tùy chọn số lượng trang hiển thị trên giấy, sẽ tiết kiệm hơn rất nhiều so với “Full Page Slides” chỉ hiển thị 1 Slide trên 1 mặt giấy.
Chế độ “Handouts” cho bạn cái nhìn tổng quan về tài liệu nhanh hơn chế độ “Slides”
Đối với giấy đã sử dụng và có thể tái chế, bạn nên lập tủ hồ sơ riêng để lưu trữ giấy, và phân loại bằng các cặp hay kẹp tài liệu, các loại bìa lá,… để vừa gọn gàng ngăn nắp, vừa dễ tìm kiếm và hạn chế mối mọt, cũng như tránh làm giấy ẩm mốc, mủn mòn giấy dễ bị kẹt trong máy in, máy photocopy và nhòe mực khi in ấn.
Đối với giấy mới, bạn nên để nguyên trong bao bì đựng ban đầu, chỉ mở đầu bao bì để rút giấy, và cũng để trong tủ hồ sơ sạch sẽ, khô ráo, thoáng mát.
Nếu bạn đang băn khoăn không biết nên mua giấy ở đâu đảm bảo chất lượng với mức giá phải chăng, bạn có thể tham khảo văn phòng phẩm Batos. Tại đây chúng tôi luôn có sẵn giấy in, giấy photocopy đến từ những thương hiệu nổi tiếng là Ik Plus chính hãng, chi phí hợp lý cùng những ưu đãi hấp dẫn dành cho khách hàng thân thiết và khách hàng đặt số lượng lớn. Để đặt hàng giá sỉ quý khách vui lòng liên hệ Hotline 0839238181 - Email: lienhe@batos.vn hoặc gửi yêu cầu qua Chatbox trên website Batos.vn nhé!
+84839238181
